Bij een vruchtbaarheidsbehandeling is de timing erg belangrijk. Dit geldt ook voor de verzending en aflevering van donoreicellen, omdat deze ter plaatse en gereed moeten zijn voordat u met uw behandeling begint.
Met andere woorden: u moet de bestelling op tijd plaatsen en geruime tijd voordat uw behandeling begint. Voordat u uw bestelling plaatst, adviseren wij u de volgende informatie goed door te lezen. Als u vragen of zorgen over de verzending en aflevering hebt, kunt u contact opnemen met ons Customer Care Team.
Hoe vraag ik aflevering van donoreicellen aan?
Wanneer u online donoreicellen bij Cryos bestelt, zullen wij u vragen de gewenste verzenddatum te kiezen voordat u uw bestelling afrondt. Als u een reservering van donoreicellen voor later hebt gemaakt, moet u inloggen op uw account en aflevering aanvragen zodra u weet wanneer u de donoreicellen van uw reservering nodig hebt.
Hoe snel kunt u mijn bestelling verzenden?
Wij raden u aan uw bestelling zo snel mogelijk te plaatsen. Uw bestelling wordt verwerkt wanneer wij uw betaling volledig hebben ontvangen.
Om veilige processen te garanderen en de hoge kwaliteit van onze donoreicellen te handhaven, verzenden wij alleen bestellingen naar klinieken die goed opgeleid zijn in het omgaan met ingevroren donoreicellen van Cryos. Als uw kliniek nieuw is voor Cryos, zullen wij contact met hen moeten opnemen, voor een opleiding moeten zorgen en dan een geschikte leveringsdatum vaststellen, voordat wij uw bestelling kunnen verzenden. Dit kan een paar weken duren, afhankelijk van uw vruchtbaarheidskliniek.
Om de verzendtijd zo kort mogelijk te houden, raden wij u aan uw bestelling van maandag tot woensdag te laten verzenden.
Verwachte leveringstijd van donoreicellen
Zodra de ingevroren donoreicellen vanuit Cryos verzonden zijn, hangt de verwachte levertijd van de donoreicellen af van de vraag of de bestelling binnen of buiten de EU geleverd moet worden:
- Europese landen: 1-2 werkdagen (maandag tot vrijdag)
- Rest van de wereld: 2-5 werkdagen (maandag tot vrijdag)
Houd er rekening mee dat er in het weekend geen leveringen zijn. Om de verzendtijd zo kort mogelijk te houden, raden wij u aan uw bestelling van maandag tot woensdag te laten verzenden.
De hierboven vermelde tijden gelden bij normale omstandigheden. De levertijd kan variëren afhankelijk van de bestemming en overige omstandigheden. Bij sommige bestemmingen buiten de EU kan de levering worden vertraagd door douaneprocedures. Zorg ervoor dat uw vruchtbaarheidskliniek de nodige invoervergunning heeft om uw bestelling in ontvangst te nemen.
Wij kunnen een extra borgsom vragen voor de stikstoftank bij leveringen buiten Europa (vooral bij leveringen aan klinieken en/of bestemmingen die "nieuw" zijn voor Cryos). De borgsom wordt aan u terugbetaald wanneer de tank veilig aan Cryos is geretourneerd.
Zie onze leveringsprijzen onder Prijzen en betaling.
Hoe worden donoreicellen verzonden?
Zodra wij klaar zijn om uw bestelling te verzenden, plaatsen wij de ingevroren donoreicelrietjes in een speciale tank voor een veilige verzending. De tank wordt gekoeld tot -196°C met behulp van vloeibare stikstof. Het is een dry-shipper tank die de donoreicellen tot 12 dagen bevroren houdt. De tank zorgt ervoor dat de juiste temperatuur constant wordt gehouden. Een intern logsysteem bewaakt de tank 24/7 tijdens het vervoer. De stikstoftank wordt in een houten transportkist geplaatst, die door een koeriersbedrijf rechtstreeks bij uw vruchtbaarheidskliniek wordt afgeleverd.
De ingevroren donoreicellen moeten ofwel in de stikstoftank bewaard worden tot gebruik, ofwel overgebracht worden naar een andere vloeibare stikstoftank in uw kliniek. Het is belangrijk dat de transporttank pas geopend wordt vlak voordat de eicellen gebruikt te worden of als de eicellen naar een andere tank overgebracht worden.
De stikstoftank moet na gebruik weer naar Cryos teruggestuurd worden. Bij de levering is een verzendetiket gevoegd en instructies voor het terugsturen van de stikstoftank (meer informatie hieronder).
Belangrijk: Zorg ervoor dat iemand aanwezig is als de aflevering plaatsvindt
Wanneer uw bestelling arriveert, is het belangrijk dat er iemand aanwezig is om voor de levering te tekenen. Dat betekent dat u moet zorgen dat uw vruchtbaarheidskliniek of professionele zorgverlener beschikbaar is om de levering in ontvangst te nemen. Anders kan het voorkomen dat de bezorger het pakket mee terug neemt en een briefje achterlaat met verdere informatie over een andere afhaallocatie of bezorgtijd.
Wat is inbegrepen in de levering?
Naast de gekochte donoreicellen bevat de transportkist de volgende documenten:
- Factuur (voor leveringen buiten de EU)
- Paklijst
- Een overzicht (SoR, summary of records) van de testresultaten en standaard vrijgave-informatie over de donor
- Veiligheidswaarschuwing voor het hanteren van de stikstoftank (LN2)
- Instructies voor retourneren van de stikstoftank
- Verzendlabel voor retourneren van de stikstoftank
- Hanteringsinstructies
Retourneren van de stikstoftank: wanneer en hoe?
Cryos heeft de beschikking over een beperkt aantal stikstoftanks en we hergebruiken de tanks die we hebben. Dit betekent dat u of uw kliniek de tank moet retourneren zodra de inhoud is verwijderd. Aangezien andere klanten uitkijken naar hun zending, verzoeken wij u vriendelijk de tank zo snel mogelijk terug te sturen.
Het retourneren van de stikstoftank
Wanneer we een stikstoftank verzenden, voegen we daar instructies bij over het retourneren van de tank naar Cryos. Volg deze instructies a.u.b. op. Wij voegen er een voorgedrukt retouretiket bij. Wanneer u dit retouretiket gebruikt, is de retourzending al betaald (de kosten zijn in de verzendprijs inbegrepen).
Voor het retourneren van de stikstoftank plant u een afhaaltijd met de koeriersdienst. Dit kunt u op drie manieren doen:
- Dit online formulier invullen: “Retourneren van Cryos-stikstoftank”
- OF u plant een afhaaltijd rechtstreeks op de website van de koeriersdienst
- OF u belt de koeriersdienst om een afhaaltijd te plannen.
De contactgegevens van de koerier zijn bij de zending gevoegd.
Gelieve een van de bovengenoemde procedures te volgen voor het terugzenden van de stikstoftank. Als u kiest voor een alternatieve verzendmethode, kan dat leiden tot verlies van de tank en een mogelijke claim van 1000 euro.
Uiterste retourdatum van de tank
De tank moet zo snel mogelijk aan Cryos worden geretourneerd en niet later dan de dag waarop de houdbaarheid van de tank verlopen is. De grote stikstoftank, waarin wij de ingevroren donoreicellen verzenden, heeft een houdbaarheid van 12 dagen, inclusief de verzenddatum van Cryos.
Dit betekent dat de laatste dag voor afhaling door de koerier de 13e dag is na de verzenddatum van Cryos. Als dag 13 na de verzenddatum een weekend of feestdag is, verzend de stikstoftank dan de volgende weekdag.
Als de tank niet op tijd wordt teruggestuurd, zal Cryos per begonnen week 100 euro (excl. btw) rekenen voor de huur van de tank conform onze Algemene voorwaarden.
Voor verzendingen buiten de EU wordt een pro-formafactuur voor het retourneren bijgevoegd, zoals vereist door de douaneautoriteiten.
Leveringsvoorwaarden
Cryos biedt DAP (Delivered At Place, levering ter plaatse) conform Incoterms 2010. Dat betekent levering tot aan de deur.
- Als de levering buiten de EU plaatsvindt, kunnen er lokale douaneformaliteiten zijn waarvoor wij geen verantwoordelijkheid kunnen nemen. Voorbeelden hiervan zijn: douane-inklaring, importkosten, douanerechten, het btw-bedrag, belasting, enz. Het is uw eigen verantwoordelijkheid om dit te controleren en wij raden u aan om onze Algemene voorwaarden zorgvuldig door te lezen.
- Voor verzendingen binnen de EU gelden geen douaneformaliteiten.